ERP-System für den Kindermöbelhersteller „EtteTete“

EtteTete produziert Kindermöbel und vertreibt sie weltweit über verschiedene Plattformen wie Shopify, Etsy und Amazon. Die Produkte werden nicht auf Lager gefertigt und dann abverkauft, sondern erst auf Anfrage hergestellt. Entsprechend hängt die Anzahl verkaufter Möbel direkt vom Auftragsbuch, der Planungsfähigkeit und den Kapazitäten in der Produktion ab.

Das Problem

Das steigende Absatzvolumen und die vielen Vertriebskanäle von EtteTete führten zu viel händischer Arbeit, sodass das Unternehmen schließlich vor folgenden Problemen stand:

• Es gab zu viele Vertriebsplattformen, die gleichzeitig verwaltet werden mussten.
• Jede Plattform hatte unterschiedliche Workflows für die Auftragsabwicklung, die von den Verantwortlichen berücksichtigt werden mussten.
• Alle Kundenaufträge zu überblicken und nachzuverfolgen war eine manuelle Aufgabe: Welche Aufträge sind neu, welche werden bereits bearbeitet, welche wurden ausgeliefert?
• Die händische Produktionsplanung war ausgesprochen arbeitsaufwendig.
• Versandanfragen wurden manuell an die Spediteure übermittelt, was ebenfalls viel Arbeit verursachte.
• Die Vorbereitung von Informationen für die Logistik war sehr zeitraubend.
• Die Produktion informierte die Vertriebsleitung manuell über die gefertigten Artikel.
• B2B-Bestellungen wurden manuell registriert und bearbeitet.
• Pro-Forma-Rechnungen, Schlussrechnungen, Versandunterlagen und andere Dokumente wurden bei Bedarf manuell erstellt.

EtteTete hatte bereits einen bewährten Workflow und mit Excel-basierten Verzeichnissen wurden die meisten Prozesse digital verwaltet, aber noch immer war der Arbeitsaufwand zu hoch, zumal die Zahl der Anfragen weiter stieg.

Erste Lösungsversuche

Grundsätzlich können mehrere handelsübliche Programme in einer solchen Situation als Lösung dienen. Am kostengünstigsten sind Cloud-Anwendungen wie Zoho Inventory, Salesforce usw.

Allerdings traten bei den vorgefertigten Lösungen unterschiedliche Probleme auf, sobald sie für reale Anwendungsfälle angepasst und eingesetzt werden sollten. Es gab unter anderem folgende Schwierigkeiten:

• Die verfügbaren Cloud-Lösungen richten sich zumeist primär an den US-Markt und die für die Europäische Union relevanten Steuerrichtlinien wurden nicht berücksichtigt, was sich als unvereinbar herausstellte.
• Keine der Plattformen unterstützte die Bearbeitung der von den Vertriebsplattformen importierten Verkaufsaufträge. Wenn ein Kunde also nach Änderungen an einem Auftrag fragte, konnte EtteTete nur darum bitten, die Bestellung zu stornieren und erneut aufzugeben.
• Die bestehenden Workflows und Funktionen konnten nicht oder nur minimal angepasst oder um neue erweitert werden.
• Nicht alle Vertriebsplattformen konnten integriert werden (Zoho ermöglicht beispielsweise nur die Integration mit der US-Version von Amazon).

Entwicklung einer individuellen Softwarelösung

Nach der Auswertung der existierenden Produkte entschied sich EtteTete, eine eigene ERP-Lösung zu entwickeln. Diese sollte mit allen verwendeten Vertriebsplattformen kommunizieren können und es ermöglichen, jede erforderliche Aktion in gewünschter Weise durchzuführen.

Daraufhin wurde eine kundenspezifische Webanwendung mit folgenden Funktionen entwickelt:

• Datensynchronisierung zwischen den Vertriebsplattformen
• Bearbeitungsmöglichkeiten für alle Kundenaufträge
• Möglichkeit zum Erstellen von Paketen für den Versand
• Integration mit den Logistikern TNT und FedEx, um Lieferungen anzufordern, Informationen zu elektronischen Zolldokumenten einzureichen und Versandetiketten zu erhalten
• Benutzerdefinierte Fakturierungsfunktionen zum Erstellen von Pro-Forma-Rechnungen, Schlussrechnungen und Gutschriften in der von EtteTete benötigten Form
• Erstellung von Ladelisten für die Logistiker
• Datenexport
• Bestandsverwaltung mit Informationen zu verkauften, verpackten, vorrätigen und verfügbaren Artikeln
• Modul für mobile Scanner am Produktionsstandort, um Artikel schnell zu suchen und den Bestand zu verwalten

Technologien

PHP7, Symfony, MariaDB, Nginx, Docker, Webpack

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