GET Smart: Anmelde-Software für Veranstaltungen

Auch wenn man die Abkürzung „MICE“ auf Veranstaltungen selten hört, ist sie im Hintergrund immer präsent:

Sie steht für „Meetings – Incentives – Conventions – Exhibitions“, also den Teil des Geschäftstourismus, der Tagungen, Anreiz- und Belohnungsreisen, Kongresse und Ausstellungen umfasst. Entsprechend ist jeder, der schon einmal eine Messe oder Konferenz besucht hat, irgendwann bereits damit in Berührung gekommen.

Die Unternehmen (nennen wir sie Eventmanager), die sich auf das Management von MICE-Veranstaltungen spezialisiert haben, stehen in ihrer täglichen Arbeit vor großen Herausforderungen.

Die Herausforderungen der Branche

Stellen Sie sich eine Agrarmesse vor, die in Deutschland stattfinden soll. Der Messeveranstalter bittet einen Eventmanager um Hilfe bei der Organisation. Für den gibt es so einiges zu tun:

Das Unternehmen, das die Messe organisiert, muss Aussteller einladen und überblicken können, wer teilnehmen wird.
Aussteller müssen eigene Mitarbeiter für die Standbetreuung einladen und zuweisen können.
Aussteller müssen Gäste einladen können, etwa Vertreter bestehender und potentieller Partner.
Besucher und Mitarbeiter der Messe müssen die Teilnahme bestätigen und den Anmeldeprozess abschließen.
Vermutlich möchten Aussteller ihren Gästen und Mitarbeitern verschiedene Leistungen anbieten. Deshalb muss bei der Standanmeldung angegeben werden, welche dieser Services für welchen Stand gewünscht werden.
Auch die Unterbringung von Mitarbeitern und Gästen, die länger als einen Tag bleiben möchten, muss geplant werden. Da gilt es unter anderem, die Überbuchung von Hotelzimmern zu vermeiden.
Messehallen verfügen häufig über Tagungsräume, in denen Aussteller Meetings abhalten können. Die Teilnehmenden sollten eine einfache Möglichkeit haben, verfügbare Tagungsräume zu buchen, die sich meist jeweils wiederum in Lage, Ausstattung und Größe unterscheiden.
Teilnehmende, die aus anderen Ländern einreisen, benötigen eventuell Einladungsschreiben, um ein Visum zu erhalten und die Grenze überqueren zu dürfen.

Dies sind nur einige der Punkte, die bei der Veranstaltungsplanung bedacht werden müssen. Natürlich unterscheiden sie sich zudem von Veranstaltung zu Veranstaltung und von Aussteller zu Aussteller.

Der Eventmanager, für den wir diese Software entwickelt haben, ging das Problem ursprünglich selbst an, indem er eine Softwarelösung entwickelte, die individuell für jeden Kunden angepasst wurde. Mit der Zeit wurde klar, dass langfristig eine einheitliche Plattform der bessere Ansatz ist. So nehmen Einrichtung und Anpassung weniger Zeit in Anspruch und es muss nur noch eine Softwareplattform gepflegt werden.

Der Eventmanager schlug vor, eine neue Plattform mit dem Namen GET Smart zu entwickeln, die sämtliche für alle Beteiligten wichtigen Arbeitsabläufe an einem Ort zusammenfassen und gleichzeitig flexibel anpassbar sein sollte.

Der Entwicklungsprozess

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit mit dem Eventmanager haben wir besprochen, wie die Geschäftsprozesse aussehen, wer in das Projekt eingebunden ist, welche Beteiligten welche Aufgabe erfüllen und vor welchen Herausforderungen sie stehen.
Wir entwarfen Wireframes und Mock-ups.
Anschließend haben wir analysiert, welche Last das System voraussichtlich zu bewältigen haben würde, und dann konnte der agile Entwicklungsprozess beginnen.
Sobald das Konzept erstellt war, machten wir uns an die Systemarchitektur, während unser Designer die Arbeit an einer nutzerfreundlichen UI und UX aufnahm.
Die Softwareanwendung wurde im Bottom-Up-Design entwickelt und alle Ebenen wurden kontinuierlich überprüft, nach Bedarf angepasst und gegebenenfalls um neue Funktionen erweitert.
Während des gesamten Entwicklungsprozesses haben wir regelmäßig Funktions- und Stresstests durchgeführt. Sobald die Lösung eingerichtet war und in ihrer nativen Umgebung auf einem Kubernetes-Cluster lief, haben wir sie erneut auf Herz und Nieren geprüft.

Das Ergebnis

Die neue GET Smart-Plattform für die MICE-Branche hat Gestalt angenommen und so einiges zu bieten.

So können Eventmanager zum Beispiel:
- Ihre Unternehmenskunden im System registrieren und ihnen Rechte zur Verwaltung des eigenen Kontos zuweisen
- Musterschreiben für Anmeldungen/Bewerbungen und E-Mails hinterlegen
- Standardeinstellungen für Kunden, Veranstaltungen, Aussteller, Reservierungen, Einladungen und Hotels festlegen
- Wiederkehrende Fragen über Fragebögen bearbeiten
- Übersetzungen organisieren
- Bei Bedarf alle Einstellungen untergeordneter Ebenen verwalten (Unternehmen, Veranstaltung, Aussteller)
Ihre Kunden können:
- Eigene Veranstaltungen erstellen und die zugehörigen Einstellungen anpassen
- Selbständig andere Unternehmen (z. B. Aussteller) einladen und ihnen feste Ansprechpartner zuweisen
- Das Aussehen der eigenen Softwareinstanz anpassen, die wiederum von Ausstellern genutzt wird
Aussteller können:
- Das Aussehen der eigenen Softwareinstanz anpassen, die sie Teilnehmenden zugänglich machen
- Die eigenen Ansprechpartner verwalten
- Potentielle Interessenten massenweise oder einzeln zu angelegten Veranstaltungen einladen
- Ihre Einladungen verwalten (Erinnerungen, Stornierungen usw.)
- Berichte zu Teilnehmenden, Standdiensten, Hotelkontingenten, Catering und mehr aufrufen
- Vorbereitete Einladungsschreiben für Visa bereitstellen, die bei Bedarf abgerufen und ausgedruckt werden können
- Verfügbare Zimmer im gebuchten Hotel verwalten
- Reservierte Konferenzräume verwalten
Teilnehmende können:
- Sich unkompliziert für eine Veranstaltung anmelden
- Die festgelegten Fragen bei der Anmeldung beantworten
- Einladungsschreiben für Visa anfordern
- Hotel und Zimmertyp wählen und buchen
- Ihre Anmeldung aktualisieren oder stornieren

Außerdem bietet die Plattform:

Tracking und Beschränkungen, um Buchungen über die Verfügbarkeit hinaus zu vermeiden (z. B. maximale Zahl der Aussteller, Teilnehmenden oder verfügbaren Hotelzimmer)
Mehrsprachigkeit
Revisionsprotokolle (eine Übersicht darüber, wer wann was getan hat)
Eine responsive, schlichte Benutzeroberfläche
Ein einfaches und intuitives Benutzererlebnis
Skalierbarkeit dank dezentralisierter Systemarchitektur und Containerisierungsschicht von Docker und Kubernetes